Privacy verklaring

Lees deze Privacyverklaring goed om te begrijpen hoe wij je persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beheren.

Werkingssfeer van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring (“Verklaring”) geldt wanneer je onze website bezoekt of als je op onze website een offerte aanvraagt en/of overeenkomst aangaat.

Met ‘je’, ‘jij’ of ‘jou’ bedoelen wij consumenten die -via de website- belangstelling hebben getoond voor of die gebruik maken van VWP Shortlease’s diensten.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens?

VWP Car Rent bv is de onderneming die verantwoordelijk is voor de verwerking van je persoonsgegevens:

Adres: Energiestraat 25, 7442 DA Nijverdal, Nederland. VWP Car Rent bv wordt “VWP Shortlease” en “wij” genoemd.

Online

1.1.1  Om je als klant te kunnen accepteren.

Wat houdt dit doel in?

Wij verzamelen informatie wanneer je op onze website een offerte aanvraagt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij voor het correct uitbrengen van een offerte? Hiervoor verzamelen wij je voor- en achternaam, adres (in Nederland), telefoonnummer, e-mailadres.

Mocht je akkoord gaan met de offerte dan verzamelen wij tevens t.b.v. de overeenkomst: jouw geldig rijbewijs (land van uitgifte, nummer, vervaldatum), legitimatie tekenbevoegde, bezorgadres of ophaal locatie, transactie data (zoals bestelling, te betalen bedrag(en), datum van de betaling), jouw bankrekeningnummer en de automatische incasso die je aan VWP Shortlease afgeeft. VWP Shortlease beschikt over de mogelijkheden om via Experian (verwerkersovereenkomst), Creditsafe (zie privacy statement creditsafe.nl) en/of Graydon (zie privacy statement op graydon.nl) extra (financiële) gegevens op te vragen.

Wanneer de offerte geen opdracht wordt, worden je gegevens 24 maanden bewaard en wanneer die termijn verlopen is worden je gegevens geanonimiseerd.

Wanneer er sprake is van een overeenkomst zal VWP Shortlease alle benodigde persoons- gegevens verwerken en opslaan gedurende de juridische geldigheidstermijn (48 maanden na afloop van je contract).

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

VWP Shortlease is voortdurend bezig met het ontwikkelen van processen om nog beter in te kunnen spelen op jouw wensen en behoeften. Voor deze ontwikkeling hebben wij een samen- werking met CODE14 te Rijssen. CODE14 zal bij ‘bugs’ en bij ontwikkeling van het VWP systeem toegang krijgen en kan de verwerkte persoonsgegevens inzien. CODE14 heeft niet het recht deze gegevens te gebruiken of te verwerken.

Alle personeelsleden van de afdeling ‘Verkoop’ hebben inzage in deze persoonsgegevens (bij uitdiensttreding zal deze toeging ontzegt worden). Om het gebruiksgemak op de website te waarborgen werken wij samen met Martijn Scholten Organisatieadvies. VWP Shortlease heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met deze organisatie. IXL Hosting (verwerkersovereenkomst) en Oxxa (verwerkersovereenkomst) verzorgen de online servers en kunnen bij ‘bugs’ eventueel persoonsgegevens inzien. Voor andere storingen maken wij gebruik van de diensten van Kawon ICT (verwerkersovereenkomst)

1.1.2 Om het delen op sociale media te ondersteunen.

Wat houdt dit doel in?

Onze website kan diverse mogelijkheden hebben voor het delen via sociale media zoals Facebook, Twitter, Google of LinkedIn. Je kunt deze mogelijkheden gebruiken om informatie die op onze websites staat te delen met de sociale media van jouw keuze. Onze websites kunnen ook links weergeven naar onze eigen pagina’s op sociale media, zoals onze VWP Shortlease Facebook of LinkedIn pagina’s of onze Twitter feed(s.)

Met welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij zijn niet aansprakelijk voor het beleid en de werkwijze over het verzamelen, het gebruik en het openbaar maken van gegevens door andere organisaties zoals Facebook, Apple, Twitter, Google, Microsoft, RIM of andere app-ontwikkelaars, app-aanbieders, aanbieders van sociale media platformen, aanbieders van besturingssystemen, aanbieders van draadloze diensten of hardware fabrikanten, inclusief persoonsgegevens die je via of in het kader van onze sociale me- dia functies verstrekt aan andere organisaties.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verwerken wij je naam, e-mailadres, foto, lijst van contacten op sociale media en andere informatie die voor ons toegankelijk is wanneer sociale media functies worden gebruikt.

Cookies

De verwerking van persoonsgegevens via cookies gebeurt altijd in overeenstemming met onze cookieverklaring.

Contact

1.3.1  Om met jou te communiceren.

Wat houdt dit doel in?

Je kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. Bijvoorbeeld per e-mail, telefonisch of via onze website. Wij zullen je persoonsgegevens gebruiken om op je vraag of verzoek te reageren. Wij kunnen ook contact met je opnemen in verband met het leasecontract of het voertuig.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verwerken wij mogelijk je naam, je contactgegevens, je correspondentie met VWP Shortlease die verband houdt met je vraag en alle andere persoonsgegevens die je ons verstrekt of die wij nodig hebben om je goed te kunnen antwoorden (inclusief het kenteken van je voertuig), de overeengekomen termijn van het lease contract en je financiële verplichtingen tegenover ons.

1.3.2 Voor enquêtes of andere vormen van (marketing)communicatie.

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken je persoonsgegevens, indien je hiervoor toestemming hebt gegeven, voor het versturen van enquêtes waarin we feedback over onze diensten en andere diensten met betrekking tot het voertuig vragen. Of voor het versturen van informatie om je op de hoogte te houden van evenementen, speciale aanbiedingen en huidige en nieuwe producten en diensten van VWP Shortlease.

Deze gegevens bewaren wij enkel wanneer je hier toestemming voor hebt gegevens middels de check box op de website. Wij kunnen voor enquêtes of marketingcommunicatie contact met je opnemen, bijvoorbeeld per e-mail, telefoon of per post. Wij kunnen ook nieuwsbrieven, brochures of tijdschriften toesturen. Wij sturen je dit alleen toe als je vooraf jouw toestemming hiervoor hebt gegeven.

Als je van ons geen enquêtes of marketingcommunicatie meer wenst te ontvangen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in deze Verklaring of maak gebruik van de afmeldfunctie onderaan dergelijke e-mails.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verwerken wij je naam, je adres, je telefoonnummer, je e-mailadres, het kenteken van je voertuig en mogelijke interesses (door jou zelf aangegeven).

Diensten voor de leaseauto

1.4.1  Beheer van het voertuig.

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken informatie die nodig is om je gebruik van het voertuig en/of brandstofpas te beheren en het dagelijks beheer van het voertuig af te handelen. Om deze diensten te verbeteren zetten wij soms data in zoals telematics om berijders inzicht te bieden in en te helpen met zuiniger rijden, rijgedrag en meer. Wanneer er sprake is van een overeenkomst zal er een inzetverklaring verzonden worden. Voor het vervoeren van het voertuig kan er gekozen worden voor het gebruik maken van vervoersdiensten. Mocht jij gebruik willen maken van een inspectie op locatie dan zal er gebruik gemaakt worden van een inspectie op locatie dienst.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verwerken wij je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, het kenteken, het merk, het model en de onderhoudsgeschiedenis van de leaseauto en de overige contactgegevens.

Bovendien kun je ons bepaalde gegevens over het beheer van het voertuig verstrekken, bijvoorbeeld wanneer je VWP Shortlease opbelt of op een andere manier informatie aan ons geeft.

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Wij delen bovenstaande gegevens met SOS international,

Liemo Electronics bv, Leasewise, RRT GPS Trackers Travelcard, Easyway , Trackjack en autoinspectie.nl. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om jouw privacy te waarborgen.

Reparaties, onderhoud en banden

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken informatie die verband houdt met reparatie-, onderhouds- en bandendiensten voor de leaseauto en de planning daarvan.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verzamelen wij je naam, contactgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, het kenteken, het merk, het model en de onderhoudsgeschiedenis van de leaseauto. Bovendien kun je ons bepaalde gegevens over het beheer van het voertuig verstrekken, bijvoorbeeld wanneer je VWP Shortlease opbelt of op een andere manier informatie aan ons geeft. Bijvoorbeeld jouw telefoonnummer om een afspraak te maken voor het onderhoud van de auto.

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Wij delen informatie met derde partijen die betrokken zijn bij het onderhoud of de reparatie van het voertuig of het verwisselen of vervangen van banden(Profile-Tyrecenter, Autosoft en met Onestopcarlease), zoals dealers en garages, automonteurs en met Digicreations. Om jouw privacy te waarborgen zijn er verwerkersovereenkomsten afgesloten met deze partijen.

Ongevallen en boetes

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken informatie voor het registreren en het behandelen van ongevallen en/of boetes waarbij jij of jouw voertuig betrokken waren om je mobiliteit te herstellen, de schade af te handelen of de boete te verwerken. Wij zullen dit doen (i) door je de kans te geven ongevallen on- middellijk te melden aan ons klantenservice, (ii) eventueel pechhulp of een vervangend voertuig ter beschikking te stellen en (iii) de reparatie en andere noodzakelijke follow-up te regelen. Wij kunnen deze informatie ook gebruiken voor het evalueren van schadeafhandeling en ons beleid daarover.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verzamelen wij de volgende persoonsgegevens: van onszelf: kenteken, merk, model en onderhoudsgeschiedenis van het voertuig en contactinformatie van jou: je naam, adres, contactgegevens, voertuiggegevens, ongeval gegevens, schadegegevens, foto’s van het voorval, geboortedatum, aantal inzittenden in het voertuig, informatie over getuigen als dat van toe- passing is en alle andere informatie die je ons over het ongeval verstrekt inclusief informatie over eventuele verwondingen van derden: van personen die bij het ongeval betrokken zijn of verzekeringsmaatschappijen. Informatie over derden die bij het ongeval of incident betrokken zijn, bijvoorbeeld de identiteit van jouw passagier(s), de bestuurder en passagiers van andere voertuigen en andere betrokken derden.

En informatie over andere derden zoals getuigen, politieagenten en anderen, verzekeringsgegevens, informatie over het incident en schadeclaims van derden van autoriteiten zoals de politie: je naam, adres, het kenteken van jouw voertuig, informatie over het ongeval, processenverbaal en getuigenverklaringen.

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met dealers en garages, carrosseriebedrijven, automonteurs, verzekeringsmaatschappijen die zowel de eigen verzekeringsmaatschappij als die van derden kunnen zijn en professionele experts die voor ons of voor derden zoals advocaten, medisch experts en onderzoekers werken, in het kader van het afwikkelen van schade of claims.

Wat houdt dit doel in?

Aangezien wij de geregistreerde eigenaar van het voertuig zijn, kunnen verkeers- of parkeer- boetes van de leaseauto aan VWP Shortlease gericht worden door de instantie die de verkeers- of parkeerboete heeft opgelegd, zoals de politie of de gemeente. Wij verwerken je persoonsgegevens om de 1. betaling van de boete te verwerken of om 2. gehoor te geven aan informatievoorziening na een strafbaar feit

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Wij verwerken gegevens die we van de bevoegde instanties zoals CJIB, de politie of de gemeente ontvangen, zoals je naam, adres, geboortedatum, BSN-nummer, het kenteken van het voertuig, de aard, de plaats en het tijdstip van de overtreding of het incident en de oplegde boetes.

Mobiliteitsdiensten

1.5.1  Pechhulp

Wat houdt dit doel in?

Bij pech onderweg, zoals een lekke band of een mechanisch probleem, kan VWP Shortlease pechhulp regelen. Wij hebben hiervoor contracten gesloten met derden.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verzamelen wij de volgende informatie: je naam, e-mailadres, mobiel telefoonnummer, het kenteken van jouw voertuig en de plaats waar hulp gevraagd en verleend werd.

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Wij delen jouw informatie met derden die pechhulpdiensten, sleepdiensten of een vervangauto leveren.

Bedrijfsdoeleinden voor VWP Shortlease

1.6.1  Managementrapportage

Wat houdt dit doel in?

Wij zullen je persoonsgegevens verwerken voor diverse bedrijfsdoeleinden zoals analyse,

audits, enquêtes, de ontwikkeling van nieuwe producten, het leveren, verbeteren of wijzigen van onze diensten, het vaststellen van trends in het gebruik, het beoordelen van onze promotiecampagnes en de werking en uitbreiding van onze bedrijfsactiviteiten.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Wij kunnen hiervoor allerlei gegevens verwerken die we verzamelen in het kader van onze dienstverlening zoals je naam, contactgegevens, voertuiggegevens, schadegegevens, wanneer dat nodig is voor een van de hierboven beschreven doeleinden.

1.6.2  Naleving van wettelijke verplichtingen en bescherming van de bezittingen en belangen van VWP Shortlease.

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken je persoonsgegevens waar dat vereist of nodig is (a) krachtens de toepasselijke wet- of regelgeving, waaronder wetten buiten het land waarin je woont (bijvoorbeeld due diligence tegenpartij, witwassen van geld, financiering van terrorisme en andere misdaden); (b) in het kader van juridische procedures; (c) om te reageren op verzoeken van autoriteiten of overheidsinstanties, inclusief autoriteiten en overheidsinstanties buiten het land waarin je woont; (d) om onze voorwaarden en andere toepasselijke beleidsopties af te dwingen; (e) om onze activiteiten te beschermen; (f) om onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom en/of die van jou en van anderen te beschermen; en (g) om ons in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of onze schade te beperken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor verwerken wij je naam, een kopie van je rijbewijs, telefoonnummer, je correspondentie met VWP Shortlease, je gebruik van diensten, informatie afkomstig van derden met wie VWP Shortlease een overeenkomst heeft gesloten en eventuele andere informatie die in deze Verklaring wordt vermeld, wanneer dit nodig is voor een van de doeleinden waarvan sprake is in het vorige punt.

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

In verband met de doeleinden in 1.6.2. delen wij uitsluitend de gegevens die daartoe benodigd zijn met een derde partij met wie wij een overeenkomst hebben gesloten. Alleen als wij hiertoe verplicht worden door de wet-, of regelgeving waaraan VWP Shortlease onderworpen is, zullen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.

Gebouwen van VWP Shortlease

1.7.1  Toegangscontrole en beveiliging van VWP Shortlease gebouwen

Wat houdt dit doel in?

Wanneer je ons in onze gebouwen bezoekt, kunnen wij je persoonsgegevens gebruiken om adequate toegangscontroles en een doeltreffende beveiliging te waarborgen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Hiervoor kunnen wij je naam, je contactgegevens en de naam van de persoon die je bezoekt, verwerken.

Debiteuren beheer

1.8.1  Nakomen financiële verplichtingen

Wat houdt dit doel in?

Bij het afsluiten van een overeenkomst zijn er financiële verplichtingen die voldaan moeten worden. Voor het verwerken van deze verplichtingen zijn wij genoodzaakt je persoonsgegevens te verwerken en op te slaan.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hier voor?

Dit betreffen alle gegevens die door de commerciële afdeling verzameld zijn :

NAW – contactgegevens (telefoon / e-mail) – uittreksel KvK - creditcheck –naam bestuurder en rijbewijs

Extra info die wordt opgevraagd:

Contactgegevens bedrijfsvoering/ fin. aanspreekpunt – financiële (betaal)historie Mailcorrespondentie inz. aanmaningen en betaalafspraken worden middels een logboek bijgehouden en opgeslagen.

Al deze gegevens worden bij wanbetaling gedeeld met een in te schakelen incasso bureau of vervoerder (bij gedwongen inname).

1.8.2  Verwerking klantgegevens bij strafbaar feit

Op verzoek van officiële instanties (o.a.. CJIB-Gemeentes-Cannock-politie) worden NAW- en con- tactgegevens van bestuurder, gegevens gereden voertuig, plaats en tijd gecommuniceerd met de betrokken instanties.

1.8.3  Verwerking klantgegevens na afloop contract

Jaarlijks worden alle niet meer rijdende klanten op “vervallen” gezet in het systeem.

Alle klantgegevens worden nog maximaal 7 jaar bewaard i.v.m. aantonen rechtsgeldigheid contract en incasso en i.v.m. mogelijke controle van de fiscus.

Na 7 jaar worden alle gegevens verwijderd uit het papier archief.

Algemeen

Met welke andere personen delen wij persoonsgegevens?

Afgezien van de regels voor het delen van persoonsgegevens voor de hierboven beschreven doeleinden, kunnen wij ook een beroep doen op externe leveranciers om voor ons bepaalde verwerkingen uit te voeren zoals diensten met betrekking tot IT en de bijbehorende infrastructuur, beveiliging inclusief identiteits- en toegangsbeheer en juridische, financiële, boekhoudkundige en soortgelijke andere diensten.

Aangezien deze derden in het kader van die verwerkingen toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat jouw persoonsgegevens alleen voor de bovengenoemde doeleinden worden verwerkt. Alleen als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, kunnen je persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten. Met al deze leveranciers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Tenzij de wet een langere bewaringsperiode oplegt of toestaat, bewaren wij jouw persoons- gegevens zolang als nodig is of zolang er beschreven is bij het desbetreffende onderdeel om de in deze Verklaring beschreven doelstellingen te bereiken.

Hoe lang beveiligen wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden als strikt vertrouwelijk behandeld en VWP Shortlease heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om ze tegen verlies of onrechtmatige verwerking te beveiligen. VWP Shortlease gebruikt hiervoor diverse beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en versleuteling, evenals de fysieke bescherming van de locaties waar persoonsgegevens worden bewaard.

Helaas is geen enkel systeem voor gegevens vervoer of opslag gegarandeerd veilig. Indien je reden hebt om aan te nemen dat jouw communicatie met ons niet meer veilig is, stel ons dan onmiddellijk op de hoogte door contact met ons op te nemen met behulp van de in deze Verklaring verstrekte Contactgegevens.

Kunnen minderjarigen een beroep doen op onze Diensten?

Onze Diensten zijn niet bestemd voor personen jonger dan 18 jaar.

Wat te doen met updates van deze Verklaring?

Wij kunnen deze Verklaring veranderen als we dat willen. Zie ook de datum op het voorblad van deze Verklaring. Veranderingen in deze Verklaring gaan in wanneer wij de aangepaste Verklaring op de website plaatsen.

Hoe kun je jouw persoonsgegevens opvragen, veranderen of wissen?

Wanneer je jouw door ons verwerkte persoonsgegevens wilt herzien, corrigeren, bijwerken, wis- sen of verwijderen, kun je via ons contactformulier contact met ons opnemen. Vermeld in je verzoek zo duidelijk mogelijk om welke persoonsgegevens het gaat. Voor je bescherming reageren wij alleen op verzoeken voor de persoonsgegevens die gekoppeld zijn aan het e-mailadres dat je gebruikte om jouw verzoek te versturen en kunnen wij je vragen jouw identiteit aan te tonen vóór we je verzoek oppakken.

Wij zullen proberen je verzoek zo snel mogelijk te verwerken en in ieder geval binnen de wettelijk toegestane termijn. Let erop dat wij bepaalde gegevens soms moeten bewaren voor administratieve doeleinden of om handelingen te voltooien die al gestart waren vóór je de wijziging of verwijdering aanvroeg. Het is ook mogelijk dat restinformatie in onze databanken en op andere dragers blijft bestaan zonder te worden verwijderd.

Heb je vragen, wijzigingen en/of opmerkingen?

Als je vragen, wijzigingen en/of opmerkingen hebt over deze Verklaring, neem dan per e-mail contact met ons op. Voor vragen over dit privacy beleid of de wijze waarop VWP Shortlease jouw persoonsgegevens verwerkt, opslaat en beheert kun je ook per mail contact opnemen met VWP Shortlease middels onderstaande gegevens.

VWP Shortlease

Energiestraat 8
7442 DA Nijverdal
Nederland [email protected]
vwpshortlease.nl
+31 (0)546 714 417
KvK Apeldoorn: 08160254